Gebruiksvoorwaarden van Xwork-diensten

De ondertekening van het contract is onderworpen aan de volgende algemene gebruiksvoorwaarden. Indien er andere specifieke gebruiksvoorwaarden werden ondertekend of overeengekomen buiten deze versie, bijv. als onderdeel van een contract, dan primeren die specifieke gebruiksvoorwaarden.

In het kort: Xwork is een aggregator van derde werkplekken (coworking) die via haar platform in heel België een geïntegreerde oplossing biedt op het vlak van inspirerende en collaboratieve werkruimtes dichtbij huis voor kleine, middelgrote en grote bedrijven en hun personeel.

1. Definities

« QRC »: verwijst naar de QR-codes (Quick Response-code) ter beschikking gesteld van het door de Cliënt aangewezen personeel (werknemers en medewerkers);

« Derde werkplek(ken)»: coworkingruimte(n) ter beschikking gesteld van de Cliënt via het Xwork-platform.

2. Voorwerp

Xwork stelt een IT-platform ter beschikking van de Cliënt voor:

de door de Cliënt bepaalde beheerders, om de Xwork-diensten te beheren
het personeel van de Cliënt, dat de Xwork-diensten gebruikt

2.1 Ten aanzien van de beheerders

Het Xwork-platform geeft een overzicht van de verschillende Derde werkplekken die deel uitmaken van deze overeenkomst en de diensten die eraan verbonden zijn.

Het aanbod van Derde werkplekken kan evolueren met de tijd (meer of minder).

De Cliënt zal over een privéruimte beschikken op het Xwork-platform, waar hij onder andere de perimeter van zijn diensten zal kunnen bepalen, namelijk:

De Derde werkplekken waar zijn personeel mag werken;
De personeelsleden die toestemming hebben om de Derde werkplekken van het Xwork-netwerk te gebruiken en de bijhorende diensten (Flexdesk, vergaderzaal, catering, etc....) waarop zij een beroep kunnen doen.

De Cliënt kan elkeen van deze parameters ten alle tijde wijzigen (wijziging van de beheerders, van de locaties, van de personen die toestemming hebben, van het toestemmingsniveau van elke persoon, …).

Het Xwork-platform zal, per werknemer die de toestemming heeft gekregen, een QRC genereren die een overzicht van zijn reservaties binnen het Xwork-netwerk weergeeft. Deze persoonlijke QRC wordt beschouwd door de Partijen op vraag van de Cliënt aan zijn werknemers, als rechtvaardiging van hun doorbrengen in de toegewezen derde werkplekken.

Elke dienst waarvoor de Cliënt geen toestemming heeft gegeven in zijn privéruimte op het Xwork-platform zal niet verleend worden, of, desgevallend, uitsluitend op kosten van diegene die erom verzoekt, zodat de Cliënt geen ongevraagde kosten worden aangerekend.

2.2 Ten aanzien van het personeel

Via het Xwork-platform zal het personeelslid dat daartoe de toestemming heeft gekregen, de gewenste diensten in een Derde werkplek van het Xwork-netwerk reserveren, overeenkomstig het toestemmingsniveau dat hem verleend werd door zijn werkgever (de Cliënt), en zal hij hiervan bevestiging krijgen.

Bij gebruik van de bestelde dienst kan elke medewerker, op verzoek van de werkgever, zijn QRC gebruiken om zich te identificeren bij het opstarten van de gebruikte dienst. Xwork is niet verantwoordelijk voor het controleren van de QRC bij aanvang van een dienst.

Elke bestelde dienst die niet binnen 24 uur na de gebeurtenis wordt geannuleerd en elke gebruikte dienst wordt geacht te zijn aanvaard binnen 7 dagen nadat de gebeurtenis zich heeft voorgedaan.

3. Promotie van de Xwork-diensten

Ten einde de Xwork-diensten die de Cliënt voor zijn personeel onderschreven heeft, te promoten, stemt de Cliënt er mee in om de gestructureerde communicatie per mail te versturen, of deze aan Xwork toe te vertrouwen, aan de door de Cliënt gemachtigde personen:

Bij de start van de samenwerking om het platform en de Xwork-diensten die het personeel mag gebruiken, voor te stellen. Deze mailcommunicatie zal in samenspraak gebeuren met het HR departement, met elke HR verantwoordelijke of de verantwoordelijke voor de interne communicatie bij de Cliënt;
Hen met regelmaat informeren over de activiteiten van de komende maand, op de door Cliënt gekozen locaties.

Personeelsleden die geen mededelingen van Xwork wensen te ontvangen, kunnen hun profiel aanpassen op een opt-out basis.

4. Rapportering

Het Xwork-platform biedt een real-time rapportering in het privégedeelte van de Cliënt binnen het Xwork-platform, die hem de mogelijkheid biedt volgende gegevens na te gaan:

het gebruik en de door zijn personeel geplaatste reserveringen;
de in de loop van de maanden gefactureerde bedragen, per dienst, per type personeel, en per locatie.

De Cliënt bepaalt in zijn privéruimte op het Xwork-platform welke personen de toegang hebben op een dergelijk rapport.

5. Prijzen

De prijzen van de diensten zijn deze welke op het Xwork-platform worden vermeld, en dit comform met die welke door elk van de derde werkplek worden gehanteerd. Ze kunnen in de loop van de tijd, naar goeddunken van de derde werklplekken, zowel naar boven als naar beneden worden bijgesteld. In dat geval wordt de Cliënt per mail op de hoogte gebracht. Elke reservering die door de Cliënt wordt gemaakt en door het Xwork-platform bevestigd, bevriest de tussen de Partijen overeengekomen prijzen.

6. Beheersvergoeding

Xwork zal een maandelijkse beheersvergoeding aanrekenen op basis van het aantal geregistreerde personen in het systeem, volgens onderstaand schema:

0 – 25 personen € 0

26 – 50 personen € 100

51 – 100 personen € 200

101 – 250 personen € 350

> 250 personen € 500

7. Facturatie - Betalingen

Xwork factureert op het einde van de periode de gedetailleerde diensten van de afgelopen maand.
Het gefactureerde bedrag omvat:

de beheersvergoeding, naargelang het aantal in Xwork ingeschreven personen, overeenkomstig punt 6 hierboven.
de uitgevoerde reservaties zoals omschreven in punt 2.2 hierboven, met een minimum van € 500 per maand.

De facturen/creditnota’s zijn beschikbaar in de privéruimte van de Cliënt op het Xwork-platform, onder de rubriek ‘Rapportering’ en worden per mail verzonden naar het door de Cliënt opgegeven adres.

De facturen van Xwork zijn betaalbaar binnen 8 dagen na factuurdatum, zonder korting, via bankdomiciliëring.

Een eventuele betwisting kan de betaling van een factuur niet blokkeren.

Indien de betwisting bewezen is, zal Xwork de Cliënt een creditnota bezorgen ter correctie en zal Xwork overgaan tot de bijhorende terugbetaling.

In geval van laattijdige betaling van een verschuldigd bedrag is de Cliënt van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf de vervaldag een nalatigheidsinterest tegen de conventionele interestvoet van 10% per jaar verschuldigd.

Een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 10% van het onbetaalde bedrag zal eveneens door de Cliënt verschuldigd zijn, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, in geval van niet-betaling op de vervaldatum.

8. Verantwoordelijkheden van de Cliënt

De Cliënt verbindt zich ertoe om zich, in naam van de personen aan wie hij toestemming heeft gegeven om het Xwork-platform te gebruiken, als een goede huisvader te gedragen, zoals hij dat voor zijn eigen kantoren zou doen, en de interne reglementen na te leven die van kracht zijn op de sites van de externe Derde werkplekken.

In het bijzonder verbindt de Cliënt zich ertoe om namens zijn personeel geen handelingen te verrichten die de rust van de andere gebruikers van de Derde werkplek verstoren en zal hij de andere gebruikers ten allen tijde respecteren. De Cliënt zal geen enkele wijziging aanbrengen aan de faciliteiten en/of eigen meubilair plaatsen (behalve met voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitbater van de site). De Cliënt is verantwoordelijkheid voor alle schade die een door de Cliënt gemachtigde persoon toebrengt aan de faciliteiten van het Xwork-netwerk.

De Cliënt verbindt zich ertoe om Xwork te vrijwaren voor een eis tot schadevergoeding geformuleerd door de uitbaters van de Derde werkplekken in geval van schade aan deze sites ten gevolge van het gebruik ervan door het personeel van de Cliënt.

9. Verantwoordelijkheden van Xwork

Xwork kan niet aansprakelijk gesteld worden, wat de oorzaak ook moge zijn, voor ongemakken, beschadigingen, verslechteringen, accidentele onderbrekingen, enz …, die zich zouden kunnen voordoen tijdens de bezetting door het personeel van de Cliënt van de hem ter beschikking gestelde ruimtes, noch voor de hinder die veroorzaakt wordt door andere gebruikers van de Derde werkplekken, noch voor eventuele vertraging in de uitvoering of voor de niet-uitvoering van het contract in geval van overmacht.

Een geval van overmacht is een onvoorzienbare en onvermijdelijke gebeurtenis veroorzaakt door omstandigheden die niet toerekenbaar zijn aan de partijen en die de uitvoering van een verbintenis verhindert.

In het bijzonder, maar niet uitputtend, worden als gevallen van overmacht beschouwd: een pandemie, een epidemie, een oorlogstoestand, droogte, betogingen, stakingen, een beslissing van de overheid , brand, overstromingen, een panne die de toegangkelijkheid of de beschikbaarheid van het platform beïnvloedt, een ontploffing of weersomstandigheden zoals de aanwezigheid van ijzel.

10. Duur van de overeenkomst

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor onbepaalde duur.

Elke Partij kan deze overeenkomst te allen tijde beëindigen met inachtneming van een opzeggingstermijn van 3 maanden die schriftelijk aan elke partij wordt meegedeeld. De opzegging dient per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs verstuurd te worden aan de andere Partij.

De Partijen blijven gebonden door hun verbintenissen gedurende de opzeggingsperiode, waarbij het de Cliënt vrijstaat gebruik te maken van de diensten van zijn keuze.

Aan het einde van de opzeggingsperiode zal de Cliënt niet langer over zijn toegangsrechten tot het Xwork-platform beschikken en dus ook niet meer tot zijn privéruimte.

De Cliënt die het contract op eigen initiatief opzegt, verbindt zich ertoe gedurende de opzeggingstermijn geen gebruik te maken van soortgelijke diensten van derden.

11. Vroegtijdige stopzetting

Xwork het contract stopzetten zonder opzegtermijn om volgende redenen:

indien de Cliënt in gebreke blijft met de betaling van facturen meer dan 30 dagen na de vervaldatum
in geval van herhaalde niet-naleving door de Cliënt van artikel 9 van de algemene gebruiksvoorwaarden
in geval van fraude, opzettelijke fout of grove fout die de voortzetting van de relatie verhinderd
in geval van faillissement, vrijwillige of gerechtelijke ontbinding van de Cliënt

In deze gevallen zal Xwork onmiddellijk de toegang van de Cliënt, zijn beheerders en zijn personeel tot het Xwork-platform afsluiten.

12. Varia

12.1 Kennisgevingen

Elke mededeling krachtens of in verband met dit contract moet schriftelijk gebeuren, in het Nederlands, en kan, tenzij anders bepaald, persoonlijk worden overhandigd of persoonlijk, per aangetekend schrijven of per mail worden verzonden naar de onderstaande adressen:

Xwork:

Xwork NV

Ter attentie van: De Heer Thierry JANSSEN

Adres: Louizalaan 523, 1050 Brussel

Tel: +32 2 669 77 83

E-mail: thierry.janssen@xwork.cool

De Cliënt: aan het adres ingegeven tijdens de inschrijving

Elke mededeling die door een Partij aan de andere Partij wordt gedaan op grond van of in verband met deze overeenkomst wordt geacht te zijn ontvangen :

(a) indien het persoonlijk wordt afgegeven of persoonlijk wordt overhandigd, op de dag en op het tijdstip van afgifte;

(b) indien het wordt verzonden per aangetekend schrijven, op de eerste (1ste) Werkdag na de datum van verzending indien de afzender en de ontvanger in België verblijven, of de derde (3de) Werkdag na de datum van verzending indien de afzender of de ontvanger niet in België verblijft;

12.2 Geen overdracht van de overeenkomst

Een Partij mag haar rechten en/of verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen of cederen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.

12.3 Geen afstand van recht

Geen enkele vertraging of nalatigheid van een Partij bij de uitoefening van enig recht of rechtsmiddel voortvloeiend uit deze overeenkomst zal worden beschouwd als een verzaking aan dat recht of rechtsmiddel.

12.4 Wijziging

Onderhavig contract kan slechts worden gewijzigd door middel van een schriftelijk document dat door elk van de Partijen is ondertekend.

12.5 Deelbaarheid – Ongeldigheid

Indien een bepaling van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar zou worden verklaard, op grond van een bepaling van het toepasselijk recht, zal die clausule worden geacht nietig en ongeschreven te zijn en zal deze ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid geen invloed hebben op de geldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst.

Indien de ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van een dergelijke bepaling afbreuk doet aan de aard van deze overeenkomst, zal elk van der Partijen zich inspannen om onmiddellijk en te goeder trouw te onderhandelen over een geldige en afdwingbare bepaling ter vervanging van de ongeldige of niet-afdwingbare vbepaling, waarvan de economische effecten het dichtst bij de vervangen bepaling overeenkomt.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Dit contract en alle extra-contractuele verbintenissen die eruit voortvloeien of er verband mee houden, worden uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgische recht, met uitsluiting van de collisieregels.

De Nederlandstalige hoven en rechtbanken van Brussel zijn exclusief bevoegd om alle geschillen te beslechten die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst.